98-7-58
قسمت دوّم
مهدی کریمی تفرشی
اشاره
در شماره قبل موضوع مدیریت را با بررسی عناوینی همچون تعریف مدیریت، انواع مدیریت شامل دیکتاتوری، مهار گسیخته، دموکراتیک، مشارکتی، و مدیریت آموزشی و … آغاز کردیم. در این شماره نیز توجه علاقه‌مندان را به ادامه مبحث جلب می‌کنیم:
هر مدیری (در هر موقعیت و جایگاه) دارای شرح وظایفی است، اما لازمه موفقیت یک مدیر، پیش از آنکه انجام وظایف باشد، رسیدن به یک هدف،یعنی موفقیت است. باید حواسمان باشد که در بند بروکراسی (کاغذ بازی ) نیفتیم و تمرکز فکری و فعالیت‌های عملی را در مسیر رسیدن به هدف قرار دهیم. در هر مؤسسه خدماتی، بازرگانی و تولیدی به جز اهداف مشترک، مدیریت نیز هدف‌های خاصی دارد که بر اساس نیاز یا خواست‌های مالکان یا هیئت مدیره تعیین می‌شود. این اهداف عبارتند از:
- تحکیم روابط انسانی از طریق به کارگیری روش‌های دموکراتیک
- شناخت روش‌های مختلف مدیریتی
- آشنایی با نمودارهای سازمانی مربوط به کارکنان و وظائف مدیران
- آشنایی با روش مقابله با عکس‌العمل‌های کارکنان به هنگام ایجاد تغییرات در محیط کار و نحوه غلبه و برخورد با آن
5 . سعی و کوشش در جهت ارتقای سطح تخصص و مهارت کارکنان از طریق آموزش‌های مداوم
6 . آشنایی با شرح وظائف و مسئولیت‌های سرپرستان قسمت‌ها
- آشنایی با ایجاد روابط انسانی بین کارکنان
ویژگی‌های یاری‌دهنده مدیریت از نقطه صفر
تعیین نقطه شروع و پایان: به نقل از بزرگی، اگر ندانیم نقطه شروع کجاست و از هر کجا شروع کنیم، به هیچ جا نمی‌رسیم!
اگر ندانیم مقصدمان کجاست، به هر نقطه نامطلوبی که برسیم، مطلوب ما خواهد بود!
ایستادن در نقطه شروع : فراموش نکنیم از نقطه صفر باید شروع کنیم. پس ضروری است زمینه‌های لازم برای شروع از نقطه صفر، از جمله تعاریف اصلاح شده از موقعیت و نیازهای آن را مهیا کنیم.
رک و صریح بودن : ابهام گرایی و رک نبودن که ریشه‌های مختلفی مثل ترس و عدم اعتماد به دیگران دارد، مانعی است بلند که باید برای رسیدن به اهداف و زمینه‌های جدید موفقیت، از آن عبور کرد.
خوب و نیک بودن : اگر می‌خواهیم گروه خوبی داشته باشیم، باید خودمان هم خوب باشیم. به زبان ساده، اگر در موقعیت مدیر، راستی و درستی جاری باشد، به تبع آن، اعتماد و دوستی، هم افزایی و هم پایانی نیز وجود دارد.
پرهیز از حرافی : زیاد حرف نزنیم وگرنه چشم‌های‌مان هم باید گوش دهند؛ لذا حرف‌هایمان باید در متن عمل کردن‌مان قرار گیرد.
فراموش گرایش‌ها و منطق گرایی : تنها اولویت ما کار ماست، بقیه مسائل فرع آن است. در این خصوص، استفاده از مشاوران خارجی در موقعیت‌های بحرانی، نوع نقص بر مدیریت از نقطه صفر است.
نقد پذیری و نقادی منصفانه : جدا کردن خود از تعاریف و شعارگویی و رسیدن به پله نقد موقعیت خویش، بسیار لازم است که حاصل آن ، فراهم کردن فضای هم‌افزایی و هم‌گرایی اندیشه‌هاست.
اعتماد عملی به کلمه نمی‌دانم در جایی که نمی‌دانیم: انسان‌های آگاه ارزش این کلمه را می‌دانند. یقیناً «نمی‌دانم» پله اول برای حرکت به سوی سکوی پرتاب «دانستن» است.این اعتقاد باید به عنوان یک فرهنگ به ویژه بین مدیرانی که دارای اختیارات وسیع هستند، جاری شود.
رسیدن به شهامت و صداقت: این صفت، شروعی دوباره است با این تفاوت که این بار، تصورات و پیش‌بینی‌هایمان به واقعیت‌های جاری نزدیک می‌شود و شانس موفقیت افزایش می‌یابد.
آگاه باشیم که واقعیت‌های موجود، از تصورات و پیش‌بینی‌های ما پیشی خواهند گرفت: دقت کنیم که قبل از سبقت، مرکب خود را عوض کنیم، تصورات و پیش‌بینی‌هایمان را بر واقعیت منطبق سازیم.
جناب مدیر ، هدف خردگرایی ابزاری است یا ارزشی؟مراقب باشیم به کدام سو قدم برمی‌داریم؛ اگر چه، به هدف‌ها دست نیافتیم، به چه میزانی خود را مسئول می‌دانیم؟ اگر وضعیت فعلی به دلیل عدم کفایت در مدیریت است، بهترین خردگرایی، ترک مدیریت به نحو مقتضی است.
به یاد داشته باشیم اتفاقات معلول شرایط بد است: شرایط بد چیستو راه‌های جلوگیری و مدارا با شرایط بد در هر موقعیت، کدام است؟ مراقب محیط باشیم، بر آن سوار باشیم، نه بالعکس.
هر نقطه پایانی نقطه آغاز دیگری است: باید به این باور برسیم که موفقیت امری نسبی است، پس از رسیدن به یک موفقیت کوچک، تازه در نقطه شروع قرار گرفته‌ایم.
در هر فعالیتی، اصل آن چیزی است که ما را به موفقیت می‌رساند، نه آن چیزی که موفقیت را تعریف می‌کند. مقصود این است که مراقب باشیمدایره اصلی که موفقیت را تعریف می‌کند، محدود نکنیم، بلکه اصل آن، بسان سرچشمه‌ایبرای رسیدن به موفقیت‌های بعدی باشد.
ایجاد سیستم بهره‌وری فکری و تصمیم‌گیری در موقعیت:از طریق ایجاد فرهنگ مشورت، فن‌آوری اطلاعات، بهبود ارتباطات و نخبه‌پذیری در موقعیت و …
چیزهایی که به ذهن ما نرسید: همیشه باید اعتقاد داشته باشیم چیزی که ما به دنبال آن هستیم، فراتر از آن چیزی است که در تصور ما می‌گنجد، آنچه به ذهن و فکر ما می‌رسد، بخش کوچکی است از آنچه به فکر ما نرسیده است.
روح و فضای هر موقعیتی شبکه‌ای از روابط همکاری بین افراد دارد:روابط حسی و اخلاقی، روابط بین افراد بیرون از موقعیت با افراد درون موقعیت، رابطه هر فرد با کارش رابطه مجموعه با وظایفشان، رابطه موقعیت مورد نظر با موقعیت‌های دیگر و … البته توجه داشته باشیم که در این شبکه پیچیده، یک نظام علت و معلول حاکم است؛ لذا باید پیوسته با شناسایی و تحلیل این شبکه، به تنظیم و تعدیل آن پرداخت؛ همچنین با توجه به گستردگی این شبکه، استفاده از نظرات مشاوران میتواند یاری‌گر ما باشد؛ پس ضروری است در نقطه صفر، یک بار دیگر به تجزیه و تحلیل این شبکه بپردازیم.
چگونه می‌توان یک مدیر موفق را شناسایی کرد؟
مدیریت، اساسی‌ترین و مهم‌ترین رکن موفقیت یک سازمان و مجموعه است. تفاوت مدیران موفق و ناموفق در طرز تفکر و نوع اقداماتی است که انجام می‌دهند، اما همه افرادی که دانش مدیریت دارند، با قراردادن یک مدل مدیریتی متناسب با مجموعه‌ای که در آن فعالیت می‌کنند، می‌توانند یک مدیریت موفق داشته باشند و منشأ تحولات و تغییرهای مثبت باشند. با بررسی رفتار مدیریتی بسیاری از مدیران موفق، نکاتی ارزشمند از نوع مدیریت آنان استخراج می‌شود که می‌توان به عنوان «منشور مدیران موفق» از آن یاد کرد.
افرادی که تمایل دارند در محیط کار یا حتی خانواده خود، مدیریت مؤثر و موفق داشته باشند، منشور مدیریتی را الگوی خود قرار می‌دهند و طعم شیرین مدیریت موفق را حس می‌کنند.
مدیران موفق چگونگی برنامه‌ریزی برای وقت و مدیریت زمان را می‌دانند. مطالعه‌ها نشان می‌دهند که مدیران اجرایی، هر 8 دقیقه یک بار کارشان دچار وقفه می‌شود؛ مگر این که برای حمایت از خود، تدبیری اندیشیده باشند. این وقفه گاهی یک تلفن است، گاهی منشی یا مسئول دفتر آنان است؛بنابراین پدید آمدن وقفه‌ها، غیر قابل اجتناب می‌باشد و هرچه یک مدیر اجرایی پر مشغله‌تر و کارش سنگین‌تر باشد، احتمال تکرار این وقفه‌ها بیشتر خواهد بود.
مدیران موفق، زمان را مدیریت می‌کنند و براساس یک انضباط شخصی، تمام برنامه‌های خود را مکتوب و با زمان‌بندی مشخص پیگیری می‌نمایند.
آنان قدر زمان را می‌دانند و به عنوان ارزشمندترین سرمایه به آن نگاه می‌کنند و خود را با موضوع‌های جزیی و بی‌ارزش سرگرم نمی‌کنند.
تکنیک‌های مدیریت زمان، بسیار ساده است؛ فقط باید آنها را به کار بست تا از لحظه‌ها و ثانیه‌هایی که می‌گذرد، به شکل مطلوبی استفاده کرد.این نکته را یادمان باشد که زمان برای کسی که می‌ترسد، بسیار کُند،برای کسی که وقتش را به بطالت می‌گذراند، بسیار طولانی و برای کسی که مشغول کار است، بسیار کوتاه خواهد بود و برای آنها که برنامه‌ریزی می‌کنند، ازلی و ابدی است.
مدیران موفق تصور شفاف و روشنی از رسیدن به هدف در ذهن دارند. آنان این مهارت‌ها را به کارمندان خود نیز منتقل کرده‌اند. آنان گاهی در اوج فعالیت‌ها و شاید تنش‌های کاری، می‌ایستند و به تصویر زیبای رسیدن به هدف می‌نگرند. تصویرسازی، سرعت یک مدیر را برای تحقق هدف‌ها و برنامه‌هایش زیاد می‌کند و باعث می‌شود شور و هیجان خوبی در محیط کار ایجاد شود. دانشمندان علم روانشناسی، امروزه تصویرسازی را از رموز انسان‌های موفق می‌دانند.
متأسفانه بعضی از مدیران گاهی به قدری مشغول کار و فعالیت‌های روزانه می‌شوند که یادشان می‌رود قرار است به چه اهدافی برسند و همین سردرگمی، باعث عدم موفقیت آنان می‌شود یا ممکن است به جای تصویرهای شفاف و مثبت، تصویرهای کدر و منفی در ذهن خویش ترسیم کنند که این اقدام نیز ممکن است آنان را در رسیدن به هدف‌های‌شان ناکام بگذارد. یک مدیر موفق، با امید به آینده، تصویر زیبایی از موفقیت در ذهن خویش ترسیم می‌کند و با اقتدار در مسیر رسیدن به اهداف حرکت می‌کند.
مدیرانی که فقط بر نقاط ضعف تمرکز می‌کنند، نمی‌توانند مدیران موفقی باشند و به طور دائم روحیه خود و دیگران را تخریب می‌کنند. دانستن نقاط ضعف، به یک مدیر کمک می‌کند تا مسیر اصلی پیشرفت را پیدا کند. داشتن نگاه مثبت به موضوعات، انرژی مضاعفی در مدیر و کارمندان ایجاد می‌نماید تا بتوانند اقدام‌های مؤثری را انجام دهند.
بزرگی گفته است:
«تفاوت میان شما و من در شنیدن یک چیز است. وقتی که شما صدای بسته شدن دری را می‌شنوید، من صدای باز شدنش را می‌شنوم.» فرصت‌هایی که برای یک مدیر پیش آید، به سرعت می‌گذرد. مدیران هوشمند و موفق، از فرصت‌ها به بهترین شکل استفاده می‌کنند و همواره موجی از امید و روحیه در خود و اطرافیان ایجاد می‌نمایند و با اراده‌ای پولادین، نقاط ضعف خود را می‌پوشانند و نقاط قوت را تقویت می‌کنند.